Số hóa tài liệu - Giải pháp quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp

Dịch vụ số hóa tài liệu của BigDataTech mang đến giải pháp tối ưu giúp chuyển đổi các tài liệu truyền thống thành định dạng số, dễ dàng quản lý, lưu trữ và truy xuất. Với công nghệ tiên tiến, chúng tôi đảm bảo quá trình số hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác và bảo mật tuyệt đối. Dịch vụ này phù hợp cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý và tối ưu hóa việc tìm kiếm thông tin.

BigDataTech không chỉ cung cấp giải pháp công nghệ mà còn hỗ trợ tư vấn và triển khai toàn diện, giúp khách hàng số hóa mọi loại tài liệu từ văn bản, hình ảnh đến tài liệu kỹ thuật với chất lượng cao nhất.

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu từ dạng vật lý (như giấy tờ, sách vở, bản vẽ) sang dạng kỹ thuật số thông qua việc quét hoặc nhập liệu. Sau khi số hóa, tài liệu sẽ tồn tại dưới các định dạng điện tử như PDF, DOC, hoặc các định dạng hình ảnh, cho phép lưu trữ, tìm kiếm và quản lý dễ dàng trên các hệ thống máy tính hoặc đám mây.

Quá trình số hóa không chỉ đơn giản là quét tài liệu, mà còn bao gồm việc xử lý thông tin để tài liệu số có thể được đọc, tìm kiếm hoặc chỉnh sửa dễ dàng hơn. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng quản lý thông tin, tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu việc sử dụng giấy trong các hoạt động hàng ngày.

Việc số hóa tài liệu đang trở thành một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số hiện nay. Nó mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Đối với cá nhân:

• Tiết kiệm không gian: Thay vì phải lưu trữ những chồng hồ sơ giấy cồng kềnh, bạn có thể lưu trữ toàn bộ tài liệu số trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị lưu trữ đám mây.
• Dễ dàng tìm kiếm: Với các công cụ tìm kiếm tích hợp, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào chỉ với vài từ khóa, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Bảo mật tốt hơn: Bạn có thể đặt mật khẩu hoặc hạn chế quyền truy cập để bảo vệ thông tin cá nhân quan trọng.
• Chia sẻ dễ dàng: Bạn có thể chia sẻ tài liệu với người khác một cách nhanh chóng và thuận tiện qua email, các ứng dụng nhắn tin hoặc các nền tảng chia sẻ trực tuyến.
• Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

Đối với doanh nghiệp:

a. Nâng cao hiệu quả làm việc

• Truy cập nhanh chóng: Nhân viên có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ cần có kết nối internet.
• Chia sẻ thông tin thuận tiện: Việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn, rút ngắn thời gian xử lý công việc.
• Cộng tác hiệu quả: Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau làm việc trên một tài liệu, đồng bộ hóa thay đổi trong thời gian thực.

b. Tiết kiệm chi phí:

• Giảm chi phí in ấn: Không cần in ấn tài liệu, giảm chi phí giấy mực và thiết bị.
• Giảm chi phí lưu trữ: Không cần thuê kho để lưu trữ hồ sơ giấy.
• Tăng năng suất lao động: Nhân viên làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin.

c. Tăng tính bảo mật:

• Hạn chế rủi ro mất mát: Tài liệu số được sao lưu thường xuyên, giảm thiểu rủi ro mất mát do hỏa hoạn, thiên tai hoặc các yếu tố khác.
• Quản lý quyền truy cập: Doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào tài liệu, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ.
• Tuân thủ quy định:Lưu trữ lâu dài: Tài liệu số có thể được lưu trữ lâu dài, đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ hồ sơ.
• Dễ dàng kiểm toán: Quá trình làm việc được ghi lại rõ ràng, thuận tiện cho việc kiểm toán và đánh giá.

Một số ví dụ về ứng dụng của việc số hóa tài liệu:

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Số hóa hồ sơ nhân viên giúp quản lý thông tin cá nhân, lịch sử làm việc một cách hiệu quả.
• Quản lý tài chính: Số hóa hóa đơn, chứng từ giúp kiểm soát chi phí, tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.
• Quản lý dự án: Số hóa các tài liệu liên quan đến dự án giúp theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro hiệu quả.
• Lưu trữ tài liệu pháp lý: Số hóa hợp đồng, giấy tờ pháp lý giúp bảo quản tài liệu quan trọng, dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp lưu trữ truyền thống. Nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và bảo mật thông tin. Do đó, việc số hóa tài liệu đang trở thành một xu hướng tất yếu và được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Có nhiều phương pháp số hóa tài liệu, tùy thuộc vào loại tài liệu và nhu cầu sử dụng. Dưới đây là các phương pháp phổ biến:

a. Quét tài liệu (Document Scanning)

Đây là phương pháp phổ biến nhất, trong đó các tài liệu giấy được quét thành hình ảnh kỹ thuật số bằng máy quét. Các tài liệu quét có thể được lưu dưới các định dạng phổ biến như PDF, TIFF, hoặc JPEG.

• Ưu điểm: Nhanh chóng, đơn giản, giữ nguyên bản dạng hình ảnh gốc.
• Nhược điểm: Khó tìm kiếm và chỉnh sửa nếu không có thêm bước xử lý nhận dạng ký tự (OCR).

b. Nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition)

Sau khi quét tài liệu, OCR được sử dụng để chuyển đổi hình ảnh của văn bản thành các ký tự có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và sao chép được. OCR rất hữu ích cho các tài liệu chứa văn bản như báo cáo, sách, hợp đồng,…

• Ưu điểm: Tìm kiếm và chỉnh sửa nội dung dễ dàng.
• Nhược điểm: Độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng tài liệu gốc và ngôn ngữ.

c. Nhập liệu thủ công

Phương pháp này áp dụng khi tài liệu không thể quét hoặc OCR không hiệu quả, như trong trường hợp các tài liệu viết tay hoặc phức tạp. Nhân viên sẽ nhập dữ liệu từ tài liệu gốc vào hệ thống theo cách thủ công.

• Ưu điểm: Đảm bảo độ chính xác cho những tài liệu phức tạp hoặc có định dạng đặc biệt.
• Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và công sức.

d. Chụp ảnh tài liệu

Đối với các tài liệu lớn hoặc các bề mặt khó quét, việc sử dụng máy ảnh kỹ thuật số hoặc điện thoại thông minh có thể là một giải pháp thay thế. Hình ảnh chụp sau đó có thể được xử lý bằng OCR nếu cần.

• Ưu điểm: Linh hoạt cho nhiều loại tài liệu hoặc đối tượng lớn.
• Nhược điểm: Chất lượng ảnh và khả năng xử lý có thể không cao bằng việc quét chuyên dụng.

e. Số hóa chuyên sâu (Advanced Digitization)

Phương pháp này bao gồm việc chuyển đổi các tài liệu kỹ thuật phức tạp như bản vẽ CAD, bản đồ, hoặc sơ đồ kỹ thuật. Yêu cầu phần mềm và công nghệ chuyên dụng để giữ lại toàn bộ chi tiết và thông số kỹ thuật.

• Ưu điểm: Phù hợp cho các tài liệu phức tạp, giữ nguyên độ chính xác kỹ thuật.
• Nhược điểm: Yêu cầu thiết bị và kỹ năng chuyên môn cao.

f. Lưu trữ đám mây (Cloud Storage Integration)

Sau khi số hóa, tài liệu có thể được lưu trữ trên các hệ thống đám mây, cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi, đồng thời tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu (DMS - Document Management System).

• Ưu điểm: Dễ dàng truy cập và chia sẻ, an toàn và có khả năng sao lưu.
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào kết nối internet và các quy định bảo mật dữ liệu.

Tùy vào loại tài liệu và yêu cầu của doanh nghiệp, có thể kết hợp nhiều phương pháp để tối ưu hóa quá trình số hóa.

Quy trình số hóa tài liệu thường bao gồm nhiều bước để đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả, từ việc chuẩn bị tài liệu cho đến quản lý và sử dụng tài liệu số hóa. Dưới đây là quy trình chi tiết:

a. Chuẩn bị tài liệu

• Phân loại tài liệu: Trước tiên, các tài liệu cần được phân loại theo từng loại hoặc nhóm, như hợp đồng, báo cáo, hồ sơ nhân viên, hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Kiểm tra tình trạng tài liệu: Đảm bảo tài liệu giấy không bị hư hỏng, rách nát và sắp xếp đúng thứ tự trước khi số hóa.
• Xử lý tài liệu giấy: Nếu tài liệu có ghim, kẹp hoặc bị dính vào nhau, chúng cần được tách ra để thuận tiện cho việc quét.

b. Quét tài liệu

• Chọn thiết bị quét: Tùy thuộc vào khối lượng và kích thước tài liệu, sử dụng các loại máy quét phù hợp như máy quét phẳng, máy quét tài liệu khối lượng lớn (ADF), hoặc máy quét di động.
• Quét tài liệu: Các tài liệu sẽ được đưa qua máy quét để tạo ra các bản sao kỹ thuật số dưới dạng hình ảnh (JPEG, PNG, TIFF) hoặc PDF.
• Thiết lập thông số quét: Điều chỉnh độ phân giải (thường từ 200 đến 600 DPI), kích thước tệp, và định dạng tệp đầu ra tùy thuộc vào nhu cầu.

c. Nhận dạng ký tự quang học (OCR)

• Sử dụng phần mềm OCR: Sau khi tài liệu được quét, công nghệ OCR sẽ được sử dụng để chuyển đổi hình ảnh của văn bản thành văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa.
• Kiểm tra và sửa lỗi: Các kết quả từ OCR có thể có sai sót do chất lượng tài liệu gốc, vì vậy cần kiểm tra và chỉnh sửa thủ công nếu cần.

d. Lưu trữ và phân loại tài liệu số

• Phân loại và đặt tên: Các tài liệu số hóa được phân loại và đặt tên theo cấu trúc nhất định để dễ dàng quản lý và truy xuất.
• Lựa chọn định dạng lưu trữ: Lưu tài liệu ở định dạng phù hợp, thường là PDF hoặc các định dạng hình ảnh không nén đối với tài liệu yêu cầu giữ nguyên chất lượng cao.
• Lưu trữ trong hệ thống quản lý: Các tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoặc trên các nền tảng lưu trữ đám mây để dễ dàng truy cập và quản lý.

e. Bảo mật và sao lưu dữ liệu

• Áp dụng các biện pháp bảo mật: Đặt mật khẩu, phân quyền truy cập và mã hóa các tài liệu nhạy cảm để đảm bảo an toàn thông tin.
• Sao lưu dữ liệu: Lên kế hoạch sao lưu dữ liệu định kỳ trên các máy chủ an toàn hoặc nền tảng đám mây để tránh mất mát.

f. Tích hợp hệ thống

• Tích hợp với các hệ thống khác: Sau khi số hóa, tài liệu có thể được tích hợp với các hệ thống quản lý khác như hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), hệ thống CRM, hoặc hệ thống quản lý nội dung (CMS) để tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Thiết lập quy trình tự động: Các quy trình liên quan đến lưu trữ, tìm kiếm và xử lý tài liệu số có thể được tự động hóa để giảm thiểu lỗi và tăng hiệu quả.

g. Quản lý và sử dụng tài liệu

• Truy cập và chia sẻ tài liệu: Người dùng có thể truy cập, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu số hóa một cách nhanh chóng thông qua hệ thống hoặc mạng nội bộ.
• Theo dõi và kiểm soát: Quản lý hoạt động truy cập, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu, đồng thời theo dõi lịch sử hoạt động để đảm bảo tuân thủ quy định bảo mật và quản lý dữ liệu.

Quy trình này có thể được điều chỉnh tùy theo quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp, đảm bảo tài liệu được số hóa một cách chính xác, an toàn và dễ dàng truy xuất.

Trong quá trình số hóa tài liệu, nhiều công nghệ tiên tiến được sử dụng để đảm bảo quá trình chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu kỹ thuật số diễn ra hiệu quả, chính xác và an toàn. Dưới đây là các công nghệ phổ biến được áp dụng trong số hóa tài liệu:

a. Máy quét tài liệu (Document Scanners)

• Máy quét phẳng (Flatbed Scanner): Phù hợp cho việc quét các tài liệu đơn lẻ, có kích thước chuẩn như giấy A4 hoặc tài liệu cần giữ nguyên trạng hình ảnh.
• Máy quét ADF (Automatic Document Feeder): Máy quét tự động cho phép xử lý khối lượng lớn tài liệu một cách nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp cần quét hàng loạt tài liệu.
• Máy quét di động (Portable Scanner): Thiết bị quét nhỏ gọn, di động, dùng cho việc quét tài liệu ngay tại hiện trường hoặc khi di chuyển.

b. Nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition)

• Công nghệ OCR cho phép nhận dạng và chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản thành văn bản số có thể tìm kiếm và chỉnh sửa. Các phần mềm OCR tiên tiến có thể nhận diện nhiều ngôn ngữ, kể cả các văn bản phức tạp.
• Các nền tảng OCR như ABBYY FineReader, Tesseract OCR và Adobe Acrobat thường được sử dụng để nâng cao độ chính xác và hiệu quả của quá trình số hóa.

c. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS - Document Management System)

• Hệ thống DMS giúp quản lý, lưu trữ và truy xuất các tài liệu số hóa một cách có tổ chức. Các DMS như SharePoint, DocuWare, và OpenText giúp doanh nghiệp theo dõi, phân loại và chia sẻ tài liệu nhanh chóng.
• DMS thường tích hợp với các công nghệ OCR để đảm bảo tài liệu có thể được tìm kiếm theo nội dung văn bản bên trong.

d. Công nghệ đám mây (Cloud Storage & Cloud Computing)

• Lưu trữ và quản lý tài liệu số hóa trên các nền tảng đám mây như Google Drive, Microsoft OneDrive, hoặc Amazon S3 giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu.
• Tính năng sao lưu và bảo mật nâng cao trên đám mây đảm bảo dữ liệu không bị mất mát và luôn có thể khôi phục khi cần thiết.

e. Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning)

• AI và học máy hỗ trợ trong việc tự động hóa quá trình phân loại tài liệu, nhận diện hình ảnh và phân tích nội dung tài liệu sau khi số hóa.
• Công nghệ AI có thể học từ các mẫu tài liệu trước để cải thiện hiệu quả nhận diện và phân loại tài liệu trong tương lai.

f. Mã hóa và bảo mật dữ liệu

• Mã hóa dữ liệu được sử dụng để bảo vệ các tài liệu số hóa, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập.
• Các công nghệ bảo mật như SSL/TLS, AES (Advanced Encryption Standard) thường được sử dụng để mã hóa tài liệu và các thông tin nhạy cảm trong quá trình lưu trữ và chia sẻ.

g. Chữ ký số (Digital Signature)

• Chữ ký số giúp xác thực tính pháp lý của các tài liệu số hóa, đảm bảo tài liệu không bị chỉnh sửa sau khi ký. Công nghệ này rất quan trọng cho các hợp đồng, hồ sơ pháp lý và các tài liệu quan trọng khác.

h. Blockchain

• Blockchain ngày càng được áp dụng trong việc số hóa tài liệu, đảm bảo tính minh bạch và không thể thay đổi của các giao dịch hoặc hồ sơ tài liệu. Mỗi tài liệu được số hóa và lưu trên blockchain sẽ có một dấu vết không thể thay đổi, giúp đảm bảo an toàn và minh bạch.

i. Phần mềm nhận diện hình ảnh và xử lý đồ họa

• Các công nghệ nhận diện và xử lý hình ảnh như Adobe Photoshop, GIMP, hoặc CorelDRAW thường được sử dụng để cải thiện chất lượng hình ảnh của các tài liệu số hóa, giúp dễ dàng đọc hoặc xử lý sau khi quét.

j. Tự động hóa quy trình làm việc (Workflow Automation)

• Tự động hóa quy trình bằng phần mềm như UiPath, Zapier, hoặc Nintex giúp doanh nghiệp giảm thiểu các thao tác thủ công trong việc quản lý, lưu trữ và xử lý tài liệu số hóa. Công nghệ này tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Các công nghệ này giúp quá trình số hóa tài liệu trở nên nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn, đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp chuyển đổi số một cách toàn diện.

Dưới đây là những thiết bị nổi bật thường được sử dụng để số hóa tài liệu nhờ vào khả năng quét nhanh chóng, chính xác và tiện dụng:

a. Máy quét phẳng (Flatbed Scanner)

• HP ScanJet Pro 2500 f1: Đây là dòng máy quét phổ biến với tốc độ quét cao, độ phân giải tốt và khả năng xử lý nhiều loại tài liệu từ văn bản đến hình ảnh. Nó phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần số hóa tài liệu chất lượng cao.
• Epson Perfection V850 Pro: Máy quét chuyên nghiệp với độ phân giải cực cao, phù hợp cho việc số hóa tài liệu yêu cầu chất lượng hình ảnh chi tiết như ảnh, bản vẽ kỹ thuật.

b. Máy quét tự động (ADF - Automatic Document Feeder)

• Fujitsu fi-7160: Một trong những máy quét tự động hàng đầu, với khả năng quét hàng loạt tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Tích hợp công nghệ OCR, thiết bị này phù hợp cho các doanh nghiệp cần quét số lượng lớn tài liệu mỗi ngày.
• Brother ADS-2700W: Máy quét tài liệu khối lượng lớn với khay ADF chứa tới 50 tờ, kết nối không dây và có thể quét tài liệu trực tiếp vào các dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox.

c. Máy quét di động (Portable Scanner)

• Doxie Go SE: Máy quét di động nhỏ gọn, không cần kết nối máy tính, phù hợp cho nhân viên di chuyển thường xuyên. Với dung lượng lưu trữ lớn và khả năng kết nối không dây, nó giúp dễ dàng số hóa tài liệu mọi lúc mọi nơi.
• Fujitsu ScanSnap iX100: Một thiết bị di động với tính năng quét trực tiếp vào điện thoại hoặc máy tính bảng thông qua Wi-Fi, mang lại tính linh hoạt cao trong quá trình làm việc ngoài văn phòng.

d. Máy quét sách (Book Scanner)

• CZUR ET16 Plus: Đây là thiết bị quét sách nổi bật với khả năng quét tài liệu dạng sách mà không cần phá vỡ gáy sách. Máy có thể xử lý cả các tài liệu khổ lớn như A3 và tích hợp công nghệ OCR để nhận diện văn bản.
• Plustek OpticBook 4800: Một thiết bị chuyên dụng để quét sách và tài liệu dày với chất lượng quét cao, đảm bảo không làm hỏng gáy sách trong quá trình số hóa.

e. Máy quét chuyên dụng cho bản vẽ kỹ thuật và tài liệu khổ lớn

• Contex IQ Quattro 4450: Máy quét chuyên dụng cho bản vẽ kỹ thuật và tài liệu khổ lớn như A1, A0. Với độ phân giải cao, thiết bị này giúp quét chính xác các bản vẽ chi tiết, bản đồ và tài liệu thiết kế.
• Epson SureColor T-Series: Dòng máy quét và in chuyên dụng cho các tài liệu đồ họa kỹ thuật, kiến trúc và thiết kế, phù hợp với ngành công nghiệp cần độ chính xác cao.

f. Thiết bị tích hợp OCR (Nhận dạng ký tự quang học)

• Canon imageFORMULA DR-M260: Máy quét này có tích hợp sẵn công nghệ OCR, cho phép chuyển đổi trực tiếp tài liệu quét thành văn bản có thể chỉnh sửa hoặc tìm kiếm.
• Xerox DocuMate 6440: Máy quét có khả năng nhận diện văn bản tự động với OCR và lưu trữ tài liệu trực tiếp vào các hệ thống quản lý tài liệu, phù hợp cho môi trường doanh nghiệp.

Các thiết bị trên cung cấp những giải pháp số hóa tài liệu hiệu quả cho mọi nhu cầu, từ việc quét tài liệu văn phòng hàng ngày đến việc xử lý bản vẽ kỹ thuật phức tạp.

Khi chọn dịch vụ số hóa tài liệu tại BigDataTech, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích vượt trội và sự đảm bảo về chất lượng, bảo mật cũng như tính chuyên nghiệp. Dưới đây là những lý do tại sao nên chọn BigDataTech:

a. Công nghệ hiện đại và tiên tiến

BigDataTech sử dụng các công nghệ số hóa tài liệu tiên tiến nhất như máy quét tự động (ADF), phần mềm OCR hiện đại, và các hệ thống lưu trữ đám mây. Điều này đảm bảo quy trình số hóa nhanh chóng, chính xác và chất lượng cao.

b. Bảo mật tối đa

Chúng tôi hiểu rằng tài liệu của bạn chứa đựng những thông tin quan trọng. Vì vậy, BigDataTech áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt với hệ thống mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và lưu trữ an toàn, giúp bảo vệ tối ưu dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.

c. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm

Đội ngũ của BigDataTech là những chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa tài liệu và quản lý dữ liệu. Chúng tôi không chỉ thực hiện số hóa mà còn tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý và khai thác tài liệu số hóa một cách hiệu quả.

d. Giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu

Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng về tài liệu và quy trình quản lý. BigDataTech cung cấp các giải pháp số hóa linh hoạt, tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, từ việc số hóa tài liệu văn phòng đến tài liệu kỹ thuật phức tạp.

e. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì tự thực hiện các quy trình số hóa phức tạp, việc sử dụng dịch vụ của BigDataTech sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể về thời gian và chi phí. Chúng tôi đảm bảo quá trình số hóa diễn ra nhanh chóng và chính xác, giúp bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

f. Dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu

Sau khi số hóa, tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoặc nền tảng đám mây, giúp dễ dàng truy cập, tìm kiếm và chia sẻ bất cứ lúc nào, từ bất cứ đâu.

g. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Với các giải pháp tự động hóa trong quá trình số hóa và quản lý tài liệu, BigDataTech giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các thao tác thủ công và tăng hiệu quả vận hành.

h. Chăm sóc khách hàng chu đáo

BigDataTech cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ, từ khâu triển khai đến hỗ trợ sau khi số hóa. Chúng tôi luôn sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Với những ưu điểm vượt trội về công nghệ, bảo mật và dịch vụ, BigDataTech là lựa chọn đáng tin cậy để giúp doanh nghiệp số hóa tài liệu và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.

Hiện tại, chi phí số hóa tài liệu tại BigDataTech phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:

a. Khối lượng tài liệu

• Số lượng tài liệu cần số hóa là yếu tố chính quyết định chi phí. Càng nhiều tài liệu, chi phí tổng thể sẽ tăng lên, tuy nhiên có thể có các ưu đãi giảm giá theo số lượng lớn.

b. Loại tài liệu

• Các loại tài liệu khác nhau (văn bản, hình ảnh, bản vẽ kỹ thuật) có yêu cầu số hóa khác nhau về độ phức tạp và thời gian xử lý. Tài liệu phức tạp như bản vẽ CAD hoặc tài liệu viết tay sẽ có chi phí cao hơn so với tài liệu văn bản thông thường.

c. Dịch vụ bổ sung

• Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Nếu cần sử dụng OCR để biến tài liệu quét thành văn bản có thể tìm kiếm, chi phí sẽ cao hơn do yêu cầu xử lý kỹ thuật.
• Xử lý và chỉnh sửa tài liệu: Những tài liệu cần được chỉnh sửa, phân loại, hoặc xử lý thêm như nén dung lượng, tối ưu hình ảnh có thể phát sinh chi phí.

d. Yêu cầu về bảo mật

• Nếu tài liệu yêu cầu các biện pháp bảo mật cao hơn (như mã hóa đặc biệt, phân quyền truy cập chi tiết), sẽ có thêm chi phí để đảm bảo mức độ bảo mật tương ứng.

e. Phương thức lưu trữ

• Lưu trữ đám mây hoặc hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Nếu khách hàng chọn dịch vụ lưu trữ tài liệu trên hệ thống đám mây của BigDataTech hoặc tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu, chi phí sẽ tính thêm dựa trên dung lượng lưu trữ và thời gian lưu trữ.

f. Tốc độ xử lý

• Nếu khách hàng cần số hóa tài liệu gấp hoặc yêu cầu thời gian xử lý nhanh hơn so với quy trình tiêu chuẩn, chi phí sẽ có sự điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu.

g. Yêu cầu tùy chỉnh

• Nếu có yêu cầu đặc biệt về cách số hóa hoặc định dạng lưu trữ tài liệu, BigDataTech sẽ tính thêm chi phí dựa trên tính chất tùy chỉnh của dự án.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ số hóa tài liệu hoặc các giải pháp công nghệ khác của BigDataTech, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết. Đội ngũ chuyên gia của BigDataTech luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Thông tin liên hệ:

• Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Phân Tích Dữ Liệu Lớn
• Trụ sở: Tầng 2, TN Trung Yên 1, KĐT Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
• Văn phòng: Tầng 4, 505 Minh Khai, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Phone / zalo: (+84) 0943 833 599
• Email: contact@bigdatatech.vn

Chúng tôi rất mong được hợp tác và mang đến cho bạn những giải pháp số hóa tài liệu hiện đại, tối ưu và hiệu quả nhất.